Chúng ta đang sống ở thời kỳ công nghệ số, mọi thông tin mà ta muốn truyền tải đều thông qua mạng Internet và tiện lợi hơn rất nhiều, kế toán không còn chỉ nhận hóa đơn đầu vào bằng giấy sau đó lưu trữ một cách thủ công với tiềm ẩn nhiều rủi ro. Các hóa đơn điện tử sẽ cần kế toán viên phải quản lý dạng ảnh từ bên bán gửi qua email. Và với việc gửi qua email như vậy thì các kế toán viên sẽ cần làm gì để quản lý hóa đơn đầu vào một cách hiệu quả ?
Cách 1: Hãy lập một Email mới để quản lý và nhận hóa đơn điện tử đầu vào
Chúng ta không nên dùng email chính của công ty hoặc doanh nghiệp để nhận hóa đơn đầu vào vì khi đến kỳ viết báo cáo thì việc tìm lại các email vô cùng vất vả. Do đó ra nên tạo một email chuyên chỉ để nhận hóa đơn điện tử do bên mua và bên bán trao đổi qua lại, phục vụ tốt cho công việc. Vì lẽ đó các kế toán viên nên tạo ra một email mới để nhận hóa đơn điện tử của các bên mua và bên bán trao đổi với nhau, sẽ phục vụ tốt cho công việc của kế toán, giúp công việc đạt được hiệu quả cao
Ưu điểm:
Email để nhận hóa đơn đầu vào luôn được các nhà cung cấp quản lý, sẽ không lo chuyện nhầm lẫn giữa các email có nội dung khác nhau của doanh nghiệp hoặc công ty, và các kế toán mới có quyền để theo dõi các dữ liệu
Hạn chế:
Tuy nhiên việc tạo một email như thế gây ra cảm giác thiếu chuyên nghiệp, đi kèm đó là sự thiếu tin tưởng từ các nhà cung cấp, các doanh nghiệp đối tác. Có thể các bên liên quan sẽ yêu cầu xác minh email nhiều lần để đảm bảo chắc chắn không có sự nhầm lẫn hoặc có sự gian dối nào đó. Ngoài ra các email cá nhân nếu bị khóa thì sẽ mất đi nhiều thông tin và các giấy tờ quan trọng.
Cách 2: Sau khi nhận được email hóa đơn thì in và lưu trữ cùng sổ sách
Việc quản lý và theo dõi các hóa đơn điện tử qua email sẽ có tương đối nhiều vấn đề nhất là vấn đề mất và để lộ dữ liệu, Ngoài ra việc kiểm tra và tra cứu các giấy tờ, hóa đơn chứng từ rất mất thời gian. Vì lẽ đó vẫn có nhiều kế toán viên chọn việc in giấy hóa đơn đầu vào sau khi nhận được email và để chung với những hợp đồng mua hàng cũng như là những hợp đồng có liên quan
Ưu điểm:
Với việc in ra và lưu trữ bằng giấy thì các kế toán viên sẽ không cần phải lập email mới để chuyên nhận hóa đơn đầu vào. Không lo việc bảo mật cũng như là thất thoát dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp và các bên có liên quan
Nhược điểm:
Việc in hóa đơn đầu vào sẽ làm tốn kém chi phí giấy, chi phí in ấn tài liệu. Sẽ cần có một cách lưu trữ dữ liệu khoa học và hiệu quả vì nếu không theo một trình tự hay một cách khoa học nào đó thì đến lúc viết báo cáo tháng, quý hoặc năm thì rất khó khăn và vất vả
Cách 3: Sử dụng email nhận hóa đơn điện tử đầu vào và lưu dạng ảnh trong máy
Cũng có nhiều kế toán sau khi nhận hóa đơn của các bên liên quan qua email là sẽ kiểm tra nội dung của hóa đơn đó ( ngày lập, ngày ký,…) và sau đó sẽ tạo một folder đặt tên theo ngày, tháng năm. Ví dụ Hóa đơn 17/02/2022 - Công ty TNHH Phần mềm FPT
Ưu điểm:
Dễ thực hiện với những doanh nghiệp nào có quy mô nhỏ, ít khi mua hàng hóa và các dịch vụ sản xuất
Hạn chế:
Không thể xử lý nhiều hóa đơn một lúc, không thể bóc tách được các hóa đơn theo từng nhà cung cấp khi cần phải tra cứu. Việc kiểm tra hóa đơn thủ công, bằng mắt thường dễ gây ra sự nhầm lẫn. Những thao tác đó lặp đi lặp lại nhiều lần dẫn đến sự sai sót, mệt mỏi trong công việc
Cách 4: Lập trang Excel sau khi nhận email hóa đơn
Ngoài 3 phương pháp trên, có nhiều kế toán cũng rất hay sử dụng để quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đó là bằng excel. Họ sẽ ghi chép lại tài liệu, thông tin hóa đơn vào trang tính excel để dễ theo dõi sau đó gắn link tra cứu đến hòm thư sau khi đã nhận được hóa đơn đầu vào qua email kế toán. Để chính xác hơn thì các kế toán viên sẽ một lần nữa kiểm tra lại dữ liệu excel với hồ sơ và hóa đơn gốc
Ưu điểm:
Hữu ích với các kế toán viên vì họ dùng excel hàng ngày, khá phù hợp với nhiều doanh nghiệp có quy mô nhỏ do không có quá nhiều giấy tờ cũng như là email hóa đơn đầu vào
Hạn chế:
Việc nhập bằng tay đưa vào excel với một số lượng thông tin nhất định chắc chắn sẽ dẫn đến sự sai sót về số liệu, ngày tháng, thừa hoặc thiếu hóa đơn. Sẽ rất khó để cho các kế toán viên có thể kiểm tra lại là đơn vị, doanh nghiệp hay công ty nào đã gửi hóa đơn này để có thể đối soát lại. Tiềm ẩn nguy cơ bị mất, thất thoát và lộ tài liệu là rất lớn. Mất khá nhiều thời gian để kiểm tra và đối soát lại các giấy tờ có liên quan. Việc nhập bằng tay có thể dẫn đến chuyện các dữ liệu không đồng nhất với nhau
Cách 5: Lựa chọn phần mềm quản lý và xử lý hóa đơn đầu vào
Một những cách an toàn, hiệu quả và chính xác nhất đó chính là tìm và chọn các phần mềm quản lý và xử lý hóa đơn đầu vào.
Các con bot của phần mềm xử lý sẽ giúp các kế toán xử lý được thời gian nhập liệu, so sánh, kiểm tra và đối chiếu hóa đơn thay cho mắt của con người. Các email hóa đơn đầu vào sẽ được các con bot tự động kiểm tra lỗi hóa đơn, tình trạng đang hoạt động và sẽ báo lỗi khi phát hiện ra.
Ưu điểm:
Các phần mềm kế toán sẽ giảm đi đáng kể thời gian nhận và phân loại email thủ công. Sẽ bớt đi sự sai sót, nhầm lẫn và phân loại email. Tự động đồng bộ dữ liệu của các hóa đơn điện tử đầu vào,…Nhanh chóng tìm kiếm được hóa đơn khi cần